Om ansökan
Stiftelserna har fyra ansökningstillfällen om året, oftast i augusti, november, februari och maj. Ansökningstillfällena med angivande av sista ansökningsdag annonseras via e-post. Stiftelserna behandlar endast ansökningar inom det ordinarie schemat. Endast i except-ionella undantagsfall tas beslut per capsulam utanför ansökningstillfällena nämnda ovan. Gällande resor kan medel sökas i efterhand sedan en resa är gjord, men detta innebär från sökandens sida en risk att bidrag ej beviljas eller att bidrag beviljas med reducerat belopp.

En ansökan skall alltid vara skriftlig och skickas via ansökningsformulär online. För att möjliggöra beredning, bedömning och beslut skall ansökningar innehålla:

• en preciserad beskrivning av bidragsändamålet
• uppgift om medel har sökts eller kommer att sökas till samma eller liknande ändamål även på andra håll
• erforderliga underlag i form av konferensprogram, inbjudan eller dylikt
• uppräkning av samtliga kostnadsposter som sökanden önskar ersättning för; det gäller även sådant som socialförsäkringskostnader för löner och arvoden, traktamenten enligt statliga normer vid resor, växlingskostnader, särskilda utländska skatter och avgifter mm
• önskemål om utbetalningssätt (t.ex. konto hos bank eller plus-/bankgiro)

Kostnadssammanställning följer inget särskilt formulär men ska vara lättläst och överskådlig.

Beslutsgång
Ansökningar som skickats in bedöms till att börja med av fakultetens beredningsgrupp. Denna gör en avstämning mot tillgänglig budget och tillstyrker eller avstyrker respektive ansökan, ofta med en kort motivering för att underlätta styrelsens arbete. Slutlig bedömning och beslut sker i styrelsen, varefter protokollsutdrag snarast tillställs respektive sökande via e-post.

Inga förhandsbesked
Styrelseordföranden kan inte lämna bindande förhandsbesked om sökta bidrag eller bidrag som kommer att sökas.

Ianspråktagande av medel
I beslut om bidrag anges i vissa fall inom vilken tid ett bidrag skall ha tagits i anspråk. Om ingenting är angivet skall ett bidrag ha tagits i anspråk senast två år efter det att bidraget beviljades.

Beviljade belopp får inte överskridas. Bidragsmottagaren svarar själv för att bidragsramen inte överskrids (läs mer under Redovisning). Stiftelsernas sekreterare är behjälpliga med statusrapporter om anslagsförbrukningen. Utbetalade belopp som inte har tagits i anspråk helt eller delvis för det beviljade ändamålet, skall återbetalas till stiftelserna som utställer en återbetalningsfaktura.
 

Exempel på typiska bidragsändamål
Här nedan beskrivs vissa typiska bidragsändamål (resebidrag, institut och centra, konferenser och representation) och de särskilda regler som i vissa fall gäller för vissa av dem. Också andra ändamål kan tänkas, dock ej tryckningskostnader. Tjänsteanslag ska utnyttjas till fullo innan det är aktuellt med särskilda resebidrag.

• Resebidrag
  Principer
  Stiftelserna eftersträvar att främja deltagande i vetenskapliga konferenser, vistelser vid andra lärosäten, medverkan i internationellt rättsvetenskapligt arbete och liknande. Eftersom totalkostnaderna för detta bidragsändamål lätt blir höga tillämpar stiftelsen vissa grundprinciper. I korthet går dessa ut på att prioritera klart rättsvetenskapliga reseändamål och resor vilkas kostnader det är svårt att få täckta från annat håll, t.ex. kommersiella intressenter, statliga kommittéer och internationella organ. Resebidrag kan komma att beviljas för täckande av en del av ansökt belopp. 
  
  Ansökan
  Ansökningar om resebidrag skall (liksom andra ansökningar) inges i förväg vid ordinarie ansökningstillfälle, se p. 2.1 i Bidragsanvisningar.pdf. Till ansökan bifogas ett skriftligt underlag som ger möjlighet till bedömning och prioritering (t.ex. konferensprogram, inbjudan att tala, projektbeskrivning mm). Ansökan skall ange kostnaderna, noga beräknade med totalsumman i svenska kronor. Vid planering av resan skall det billigaste resealternativet väljas. Anspråk på traktamente skall anges enligt statliga normer, vilket innebär borträknande av måltider som täcks på annat sätt, t.ex. hotellfrukost i rumspriset och måltider som täcks av konferensavgiften. Kostnader för transfer skall hållas nere på så låg nivå som möjligt.
  
  Utbetalning och redovisning
  Vanligen utbetalas resebidrag i förskott mot redovisning i efterhand. Redovisning skall ske enligt de allmänna föreskrifterna i avsnitt 3 i Bidragsanvisningar.pdf och åtföljas av bl.a. kvitto på biljett, kvitto på hotellkostnader och kvitton på resor till och från flygplats. Anspråk på traktamente skall anges med avdrag enligt 5.2.2 i Bidragsanvisningar.pdf. Redovisningen skall också innehålla en kort reseberättelse (normalt räcker en sida).
   
• Institut och centra
  Bidrag till verksamheten
  Institut och centra kan ansöka om bidrag till verksamheten (seminarier, konferenser etc.). Av institut och centra sökta bidragsbelopp utbetalas i förskott. Medlen överförs till särskilt projektnummer hos Juridiska institutionen för varje bidragsmottagare.
   
• Konferenser
  Stiftelsen stödjer också fakultetens insatser för att genomföra rättsvetenskapliga konferenser och symposier. Eftersom kostnaderna för sådana ändamål kan vara höga, är det angeläget att sökanden finner medfinansiärer.
  
  Ansökningar
  Ansökningar kan inges både av enskilda sökande och av institut och centra bildade av fakulteten. Ansökan skall i detalj redogöra för konferensens syfte, inbjudningar, samverkansparter, dokumentation, praktiskt genomförande mm. Den bör omfatta en total budget samt precisering av vilka kostnader som önskas bli täckta genom bidrag från stiftelsen.
  
  Utbetalning och redovisning
  Medlen överförs, i de allra flesta fall, till särskilt projektnummer hos Juridiska institutionen för varje konferens/symposium.
   
• Representation
  Fakultetens särskilda anslag
  Tjänsteanslaget får varken användas till extern eller intern representation. Kostnader för måltider i samband med olika arrangemang, t.ex. gästföreläsare och promotioner m.m. kan däremot efter dekanus bestämmande ersättas genom fakultetens särskilda anslag. Medlen utbetalas efter attest av dekanus och ordföranden.