Redovisning

Varje bidrag för sig
Varje beviljat bidrag är en redovisningsenhet för sig. Det går alltså inte att t.ex. kvitta överskott på ett beviljat bidrag mot underskott på ett annat. Bidrag som beviljats för ett visst ändamål får inte tas i anspråk för ett annat. De olika bidragen skall alltså redovisas var för sig.

Löpande utbetalning och utbetalning i förskott
Fyra former av utbetalningar av beviljade bidrag/anslag förekommer:

  • Löpande betalning av fakturor direkt av stiftelserna.
  • Löpande betalning till bidragsmottagaren mot redovisning av dennes egna utgifter.
  • Utbetalning av hela bidraget i förskott till sökanden med redovisning i efterhand.
  • Utbetalning av hela bidraget i förskott till institutionen med redovisning i efterhand.
Av bidragsbesluten framgår normalt vad som gäller.

Krav på redovisningen
Varje beviljat bidrag är en redovisningsenhet för sig. Det går alltså inte att t.ex. kvitta överskott på ett beviljat bidrag mot underskott på ett annat. Bidrag som beviljats för ett visst ändamål får inte tas i anspråk för ett annat. De olika bidragen skall alltså redovisas var för sig.
  • Specificering av hur medel använts
    Användningen av erhållna bidrag skall redovisas noga, t.ex. genom betalda fakturor avseende inköpt litteratur. För vissa typer av bidrag gäller särskilda detaljkrav på redovisningen, se vidare under avsnitt 5 nedan.
  • Tidpunkt för redovisningen
    Ett erhållet bidrag skall redovisas senast en månad efter det att bidraget har utnyttjats. En sökande som är i dröjsmål med en eller flera redovisningar riskerar att ej beviljas ytterligare bidrag förrän tidigare mottagna bidrag har redovisats.
  • Styrkta utgifter och verifikat
    Redovisningen skall ange vilket bidrag den gäller med hänvisning till erhållet protokollsutdrag om bidragsbeslut. Redovisningen skall vidare upplysa om hur bidraget har använts samt åtföljas av verifikat i form av den eller de handlingar som bidragsmottagaren erhållit rörande utlägget. Om detta i ett särskilt fall är förenat med svårigheter kan stiftelsen medge att utlägget styrks på annat sätt. Sökande skall i sådana fall följa stiftelsens närmare anvisningar. Betalning genom plusgiro, bankgiro, kontokort e.d. skall styrkas med kontoutdrag e.d. Utlägg som gjorts i främmande valuta skall, om inte beloppet i svenska kronor framgår av verifikatet, omräknas till svenska kronor enligt kursen vid betalningstillfället.
  • Uppställning av redovisningen
    Det vilar på bidragsmottagaren att sammanställa redovisningen. Stiftelserna kan inte tillhandahålla denna tjänst. Redovisningen skall vara uppställd så att den är lättläst och överskådlig. Detta innebär att ”lösa kvittosamlingar” inte godtas. Delsummor skall sammanställas och summeras på försättsblad med hänvisning till bilagda kvitton etc. Kvitton etc. skall vara fasttejpade på A4-papper. Redovisningen skall omfatta en avräkning av mottaget belopp mot utgifter med angivande av eventuellt överskjutande belopp som skall återbetalas.

Handläggningen hos stiftelserna
Redovisningen inges till sekreterarna. Stiftelsen sänder ett återbetalningskrav på eventuellt överskjutande belopp.

Ansvar för överskridande av anslag
Det vilar på bidragsmottagaren själv att se till att ett beviljat bidrag inte överskrids. I undantagsfall, t.ex. vid fördyrade biljettkostnader, kan, efter särskild ansökan, tilläggsbidrag beviljas. Stiftelsen kan emellertid inte garantera detta eftersom bidrag, när de beviljas, stäms av mot en årsbudget vilken bestämmer tillgängligt bidragsutrymme och nödvändiga prioriteringar.

BIDRAGSANVISNINGAR
I pdf:en nedan hittar du full-ständiga anvisningar för stiftelsernas olika bidragstyper.